O reconhecimento de firma é ato pessoal do Tabelião, de seu substituto ou escrevente autorizado e deverá ser feito mediante rigoroso confronto com o padrão existente na serventia, podendo ser:
I. autêntico ou verdadeiro: quando a assinatura for aposta na presença do tabelião, de seu substituto ou do escrevente autorizado; ou
II. por semelhança: quando o tabelião, seu substituto ou escrevente autorizado confrontar a assinatura com o padrão existente na serventia.
No ato de reconhecimento de firma, deverá ser mencionada a sua modalidade – autêntico verdadeiro ou por semelhança – e o nome do firmatário; é vedada a utilização das expressões como supra, retro, infra ou equivalentes.
O depósito de firmas deverá ser feito em fichas que conterão os seguintes elementos:
I. nome do depositante, endereço, profissão, nacionalidade, estado civil, filiação e data de nascimento;
II. indicação do número do documento de identidade, data de emissão e repartição expedidora e do número de inscrição no CPF, quando for o caso;
III. data do depósito da firma;
IV. assinatura do depositante, aposta no mínimo três vezes;
V. nome e rubrica do escrevente ou auxiliar que colher as assinaturas e identificar o firmatário; e
VI. rubrica do tabelião ou escrevente que verificar a regularidade do preenchimento da ficha.
A atualização de firma em ficha já existente na serventia deverá ser feita mediante o registro dos novos dados cadastrais e a assinatura do depositante, obedecidos aos requisitos contidos nos incisos anteriores, exceto nas serventias informatizadas, onde os dados serão alterados no próprio sistema.
Tratando-se de signatário com deficiência visual, será preenchida a ficha e certificada a circunstância, fazendo-se a leitura do documento ao firmatário, este deverá ser alertado sobre as possíveis fraudes de que possa ser vítima ao assumir a autoria de um escrito.
O reconhecimento de firma tratado acima somente se dará por autenticidade.
Deverá o notário manter fotocópia do documento identificador do interessado, do CPF, sempre que possível, e de outros que entender necessários para instruir o seu preenchimento, correndo tais despesas por conta do interessado.
O tabelião providenciará o arquivamento dos documentos apresentados para a abertura da ficha, devendo as despesas correrem por conta dos interessados.
Sempre que a fotografia ou qualquer outro dos aspectos de identificação essenciais não permitirem identificar o portador como titular da carteira de identidade, ou quando a carteira estiver total ou parcialmente dilacerada, o notário poderá recusar a prática do ato, ante a impossibilidade de identificação da parte.
Em qualquer hipótese de reconhecimento de firma, o tabelião poderá exigir a presença do signatário ou a apresentação de seu documento de identidade e da prova de inscrição no CPF.
O reconhecimento de firma no certificado de registro do veículo automotor somente poderá ser realizado mediante o comparecimento pessoal do alienante com a apresentação de sua carteira de identidade.
É vedado o reconhecimento de firma:
I. em documento que contenha data futura ou espaço de data em branco;
II. em papel térmico para fac-símile;
III. de pessoa física como sócio ou representante da pessoa jurídica;
IV. em assinatura feita por carbono, cópia, ou qualquer outro tipo de reprodução que não seja original e com tinta indelével.
Poderá ser exigida a presença do signatário no reconhecimento de firma em documento redigido em outros idiomas.
É autorizado o reconhecimento de firmas em escrito redigido em língua estrangeira.
Em qualquer caso é vedado o reconhecimento por abono.
O reconhecimento de firma implica tão somente em declarar a autoria da assinatura lançada, não conferindo legalidade ao documento.
A ficha ou sinal público não deve ser entregue diretamente às partes, e nem delas deve o tabelião recebê-las. A remessa e o recebimento devem ocorrer por via postal ou por e-mail.
Não serão abertos cartões de assinaturas de menores relativamente incapazes, devem estes praticar seus atos por instrumento público e devidamente assistidos pelas pessoas autorizadas em lei.
O preenchimento da ficha-padrão somente poderá ser feito na serventia.
Comprovada a impossibilidade de o interessado comparecer na serventia, o notário poderá preenchê-la e colher a assinatura em outro local, autorizada a cobrança de emolumentos referentes à diligência.
A renovação da ficha-padrão poderá ser exigida na hipótese de alteração do padrão de assinatura anteriormente depositada, perda, destruição, ou necessidade de atualização dos dados obrigatórios.
É proibida a cobrança de emolumentos a qualquer título para a elaboração ou renovação da ficha-padrão, salvo os atos relativos à extração de fotocópia dos documentos do interessado.
O reconhecimento somente poderá ser realizado nas dependências das serventias, salvo impossibilidade de comparecimento do interessado.
É permitida a digitalização da ficha-padrão, por meio eletrônico, para fins de reconhecimento de firma, devendo o original permanecer arquivado na serventia.
As fichas-padrão de assinaturas que permanecerem inativas por mais de 20 (vinte) anos poderão ser eliminadas, desde que microfilmadas ou preservadas por outro meio de digitalização.