O ato de autenticação deverá ser feito mediante rigoroso confronto entre os originais e as cópias apresentadas.
No ato deverá ser identificado o tabelião, o substituto ou o escrevente que realizou a autenticação.
A cada face de documento reproduzida deverá corresponder a uma autenticação, ainda que diversas reproduções sejam feitas na mesma folha.
Apenas um ato de autenticação será feito para a frente e o verso do CIC, do Título de Eleitor ou de Cédula de Identidade ou qualquer outra cédula que identifique o usuário
Sempre que possível, a autenticação será feita no anverso do documento.
No verso do papel ou do documento único a ser autenticado, que esteja em branco, será utilizado o carimbo com a denominação “EM BRANCO” no verso da autenticação.
Poderá ser realizada a autenticação de apenas uma face do documento, desde que o verso seja inutilizado com o carimbo com a denominação “EM BRANCO”.
Na autenticação de documento contendo várias páginas, a cada uma corresponderá a um selo, e deverá ser cobrada a autenticação de cada um deles.
Os contratos somente poderão ser autenticados por completo, vedada a autenticação de apenas parte do documento.
É vedada a autenticação:
I. de cópias carbonadas;
II. de cópia de documento com trecho apagado, danificado ou rasurado, de modo a conter parte ilegível ou de difícil leitura, bem como em documento em que tenha sido aplicado corretivo;
III. de cópia que não retrate fielmente o original;
IV. quando em uma mesma folha estiverem diversos documentos em cópia reprográfica e o interessado deixar de apresentar algum original;
V. os transmitidos por fac-símile, exceto os que contenham assinatura inserida após a recepção do documento;
VI. documentos escritos a lápis ou outro meio de impressão delével;
VII. mensagens eletrônicas (e-mails).
Poderão ser autenticadas cópias de cópias autenticadas se apresentada com o selo, carimbo e assinaturas em original.
Para fins de autenticação, cada comprovante de votação eleitoral valerá como um único documento e sobre cada um deles deverá ser aposto um selo próprio.
As certidões, documentos e certificações emitidas pela internet poderão ser autenticadas, desde que possam ser confirmadas pelo Tabelião ou por seus prepostos autorizados, no mesmo endereço da internet em que fora originada. Para esse ato, deverá ser retirada uma fotocópia do documento para que seja autenticada.
Compete aos tabeliães, ao substituto legal e aos escreventes autorizados a autenticação das cópias de certidões, traslados de instrumentos, ou demais atos do foro judicial ou extrajudicial, extraídas pelo sistema reprográfico, devidamente carimbadas e assinadas pelo servidor competente.
Ao autenticar cópia de documento público ou particular que extrair ou lhe for fornecida, o notário a confrontará com o original, conferindo os textos e o aspecto morfológico da escrita.
No caso de fundada suspeita de fraude, o notário recusará a autenticação e comunicará o fato imediatamente à autoridade competente.
Quando houver mais de uma reprodução na mesma face da folha, a cada uma corresponderá uma autenticação.
A autenticação de documento escrito em língua estrangeira somente poderá ser realizada desde que feito o rigoroso confronto com o original.
A reprodução de cada página da carteira de Trabalho, do passaporte, de livros e similares será considerada como face, e deverá ser cobrada a autenticação de cada uma delas.
Os comprovantes de pagamento e os boletos de cobrança são documentos diversos. Quando estes estiverem reproduzidos numa única folha, serão realizadas uma autenticação para cada face.