Apresentado o título, documento ou papel para registro ou averbação, serão anotados, no protocolo, a data de sua apresentação, sob o número de ordem que se seguir imediatamente, a natureza do instrumento, a espécie de lançamento a fazer (registro integral ou resumido, ou averbação), o nome do apresentante, reproduzindo-se as declarações relativas ao número de ordem, à data e à espécie de lançamento a ser feito no corpo do título, do documento ou do papel.
Protocolizado o título, documento ou papel, far-se-á, em seguida, no livro respectivo, o lançamento (registro integral ou resumido, ou averbação) e, concluído este, declarar-se-á no corpo do título, documento ou papel, o número de ordem e a data do procedimento no livro competente, devendo ser rubricada pelo oficial ou pelos servidores autorizados esta declaração e as demais folhas do título, do documento ou do papel.
Depois de concluídos os lançamentos nos livros respectivos, será feita nas anotações do protocolo referência ao número de ordem sob o qual tiver feito o registro, ou a averbação, no livro respectivo, deverá ser datada e rubricada, em seguida, pelo oficial.
– Todas as folhas do título, documento ou papel que houver sido registrados serão rubricados pelo oficial, antes de entregues aos apresentantes, facultado o uso da chancela mecânica.
O apontamento do título, documento ou papel no protocolo será feito seguida e imediatamente um depois do outro. Sem prejuízo da numeração individual de cada documento, se a mesma pessoa apresentar simultaneamente diversos documentos de idêntica natureza, para lançamento da mesma espécie, serão eles lançados no protocolo englobadamente.
Onde terminar cada apontamento, será traçada uma linha horizontal, separando-o do seguinte, sendo lavrado, no fim do expediente diário, o termo de encerramento, datado e assinado pelo oficial ou por seu substituto.
O termo de encerramento consignará o número de atos apontados e será lavrado diariamente, ainda que não tenha sido apresentado título, documento ou papéis para apontamento.
Obs.: Não será fornecida certidão de notificação antes da efetivação do registro.
Os títulos terão sempre um número diferente, segundo a ordem de apresentação, ainda que se refiram à mesma pessoa. O registro e a averbação deverão ser imediatos, e, quando não o puderem ser, por acúmulo de serviço, o lançamento será feito no prazo estritamente necessário e sem prejuízo da ordem da prenotação.
– Em qualquer desses casos, o oficial, depois de haver dado entrada no protocolo e lançado no corpo do título as declarações prescritas, fornecerá um recibo contendo a declaração da data da apresentação, o número de ordem desta no protocolo e a indicação do dia em que deverá ser entregue, devidamente legalizado; o recibo será restituído pelo apresentante contra a devolução do documento.
Nos termos de encerramento diário do protocolo, lavrados ao findar a hora regulamentar, deverão ser mencionados, pelos respectivos números, os títulos apresentados cujos registros ficarem adiados, com a declaração dos motivos do adiamento.
– O registro iniciado dentro do horário regulamentar não será interrompido, salvo por motivo de força maior declarado, devendo-se prorrogar o expediente até ser este concluído, não se admitirá nova apresentação depois da hora regulamentar.
À margem dos respectivos registros, serão averbadas quaisquer ocorrências que os alterem, quer em relação às obrigações, quer em relação às pessoas que nos atos figurem, inclusive quanto à prorrogação dos prazos.
O lançamento dos registros e das averbações nos livros respectivos será feito, também seguidamente, na ordem de prioridade do seu apontamento no protocolo, quando não for obstado por ordem de autoridade judiciária competente, ou por dúvida superveniente; neste caso, seguir-se-ão os registros ou averbações dos imediatos, sem prejuízo da data autenticada pelo competente apontamento.
– As averbações poderão ser lançadas com adoção do mesmo procedimento de um registro, quando serão feitas referências recíprocas no registro originário e na averbação.
– Na hipótese do parágrafo anterior, anotar-se-á no protocolo a averbação e os emolumentos devidos corresponderão a este único ato, independentemente do número de alterações procedidas.
Cada registro ou averbação será datado e assinado por inteiro, pelo oficial ou pelo preposto credenciado, separados, um do outro, por uma linha horizontal.
Quando o título, já registrado por extrato, for levado a registro integral, ou for exigido simultaneamente pelo apresentante o duplo registro, mencionar-se-á essa circunstância no lançamento posterior e, nas anotações do protocolo, far-se-ão referências recíprocas para verificação das diversas espécies de lançamento do mesmo título.
Os títulos, documentos e papéis escritos em língua estrangeira, uma vez adotados os caracteres comuns, poderão ser registrados no original, para o efeito da sua conservação ou perpetuidade. Para produzirem efeitos legais no País e para valerem contra terceiros, deverão, entretanto, ser vertidos em vernáculo e registrada a tradução, o que, também, se observará em relação às procurações lavradas em língua estrangeira.
– Para o registro resumido, os títulos, documentos ou papéis em língua estrangeira, deverão ser sempre traduzidos.
É vedado aos oficiais de Títulos e Documentos o registro de declarações unilaterais de posse, de cessões de direitos possessórios decorrentes de herança e respectivas sub-rogações, bem como de procurações por instrumento público ou particular, em causa própria ou não, envolvendo a posse ou domínio de imóvel.