Antes da lavratura da escritura, deve ser observado pelo tabelião:
I. se os documentos comprobatórios da titularidade do direito estão em perfeita ordem e, tratando-se de imóveis, se estão registrados e acompanhados das certidões de ações reais e pessoais reipersecutórias e de ônus reais, expedidas pelo registro de imóveis competente, cujo prazo de validade, para este fim, será de trinta dias, além de certidões negativas de protesto do domicílio do vendedor;
II. dependendo do ato de autorização judicial, se o alvará respectivo diz respeito exatamente ao negócio jurídico pretendido e se não houver dúvidas quanto a sua autenticidade, poderá ser realizado desde logo pelo Oficial. Em caso de dúvidas, poderá requerer que se reconheça a firma do Juiz que assinou ou se esta confere com a que consta em seus arquivos;
III. se as certidões relativas às quitações fiscais estão regulares e em ordem;
IV. se está regular a guia de quitação do recolhimento do Imposto Territorial Rural, quando se tratar de imóvel rural; bem como inteiro teor da autorização emitida pelo INCRA para fins de desmembramento de imóvel rural;
V. a regularidade da prova do pagamento do imposto de transmissão;
VI. em caso de Pessoa Jurídica na alienação ou gravame de bens imóveis, se esta estiver obrigada à apresentação da Certidão Negativa de Débitos do INSS, bem como da Certidão Conjunta Negativa de Débitos expedida pela Receita Federal do Brasil e Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, devendo, obrigatoriamente, consignar sua apresentação ou dispensa, nas hipóteses previstas em lei.
Conferidos os elementos que constam dos documentos necessários à lavratura do ato e observados outros requisitos exigidos em lei, será consignado na escritura:
I. a data da lavratura do ato, com indicação, por extenso, do dia, mês e ano;
II. o nome e a qualificação completa das partes e de quantos hajam comparecido ao ato, como representantes, intervenientes ou testemunhas, com indicação dos seguintes dados:
a) nacionalidade, estado civil, profissão, domicílio ou residência, número do documento de identidade, indicação da respectiva repartição expedidora, número de inscrição no CPF, quando for o caso;
b) nome do cônjuge, data de casamento e regime de bens do casamento (vedada a utilização da expressão “regime comum”), nos atos de aquisição de bens imóveis;
c) tratando-se de pessoa jurídica, sua denominação, sede, número de inscrição do CNPJ, se obrigatória, a qualificação do respectivo representante e referência aos elementos comprobatórios da regularidade da representação.
III. indicação da natureza do negócio jurídico e de seu objeto e, especialmente, no caso de imóveis:
a) individuação do imóvel com todas suas características, número da matrícula no registro imobiliário e, se não estiver matriculado, lugar, características e confrontações;
b) título de aquisição do alienante;
c) se o imóvel está livre e desembaraçado de quaisquer ônus reais, especificando-os em caso contrário.
IV. quando constar valor ou preço, a declaração de que foi feito em dinheiro o pagamento, forma e condições deste; se for em cheque, no todo ou em parte, o seu valor, número e o banco contra o qual foi sacado;
V. declaração de que é dada a quitação da quantia recebida, quando for o caso;
VI. declaração de ter sido lida na presença das partes e demais comparecentes, ou de que todos a leram;
VII. indicação da documentação apresentada;
VIII. as certidões do pagamento do imposto de transmissão, número da guia e seu valor;
IX. em relação aos imóveis rurais, o Certificado de Cadastro-CCIR, com a prova de quitação do Imposto Territorial Rural – ITR referente aos cinco últimos exercícios, ou certidão de quitação de Tributos e Contribuições Federais correspondentes. O imposto não incide sobre pequenas glebas rurais (até 30 hectares, conforme art. 2o, parágrafo único, inciso III, da Lei Federal n. 9.393, de 19 de dezembro de 1996), quando exploradas, só ou com sua família, pelo proprietário que não possua outro imóvel, devendo o interessado, nestes casos, comprovar ao tabelião a não incidência do ITR ou de outras taxas;
X. declaração do alienante sobre a inexistência de débitos no condomínio, ou a quitação expedida pelo síndico, ou ainda a dispensa do comprador da quitação de débitos condominiais, caso em que este assumirá eventuais débitos, nos termos do Artigo 1345, do Código Civil.
XI. declaração do alienante sobre a existência de ações reais e pessoais reipersecutórias relativas ao imóvel e de outros ônus reais sobre ele incidentes;
XII. referência ao cumprimento das demais exigências legais e fiscais inerentes à legitimidade do ato;
XIII. as notas de “em tempo”, se necessárias; e
XIV. assinatura das partes e dos demais comparecentes, bem como a do escrevente autorizado ou do tabelião, encerrando o ato.
– Nas escrituras lavradas em decorrência de autorização judicial, serão mencionados todos os elementos de identificação constantes do respectivo alvará.
– Nas escrituras públicas relativas a imóveis urbanos cuja descrição e caracterização constem da certidão do registro imobiliário, consideram-se cumpridas as exigências do art. 225 da Lei n. 6.015, de 1973, se mencionado, o número do registro ou a matrícula no ofício imobiliário, sua completa localização, logradouro, número, bairro, cidade e Estado.
– Apresentação das Certidões de Feitos Ajuizados cíveis e criminais, em nome dos alienantes, extraídas pela Justiça Federal e Estadual. Poderão as certidões constantes deste parágrafo deixar de ser apresentadas, caso sejam dispensadas pelo adquirente, o qual isentará o titular da serventia pelos riscos por ele assumido pela não apresentação das referidas certidões.
– Não se ultimando o ato notarial por fato imputável às partes, o tabelião certificará a ocorrência, colocando-lhe a expressão “sem efeito, pelo certificado neste ato”, com data, assinatura do tabelião.
Obs.: Serão devidos emolumentos na hipótese acima.